Två av de viktigaste sakerna ett intranät kan göra för din organisation är att ansluta människor och dela information. Med nya sätt att arbeta över tidszoner och platser är ett företags intranät ett utmärkt sätt att hålla dina anställda engagerade och anslutna – om människor har en anledning att besöka det vet de var de hittar det och de vet hur de ska använda det.

Men alltför ofta står ett intranät inte i centrum för företagskulturen, vilket innebär att dess värde minskar och dess potential förblir outnyttjad. Detta är kanske inte förvånande, med tanke på den överbelastning av mobilvänliga kommunikationskanaler som har öppnats under det senaste decenniet. Men när allt fler människor når skärmen i fickan blir smarttelefonappar go-to för företagsnyheter och information.

Så vad betyder det för kommunikation och informationsdelning på den fysiska arbetsplatsen, som ett kontor eller en fabrik? Och hur kan digital signage hjälpa till?

Uppmuntra kommunikation

Säker delning av information och resurser inom ett företag kan enkelt göras med ett intranät. De ger en skalbar översikt över kommunikationen i hela organisationen, och i teorin öppnar de upp för samtal mellan anställda och utanför traditionella medarbetarsilos.

När de implementeras effektivt har varje person i organisationen möjlighet att skapa effekt i en kultur av delning och lärande. Men i takt med att social teknik övergår till företagsarenan konkurrerar överkonstruerade, sällan uppdaterade och ofta besvärliga intranät med enklare, strömlinjeformade och mer intuitiva alternativ.

Men fördelarna med ett intranät är svåra att ignorera. Frågan är egentligen hur det kan utvecklas tillsammans med nya arbetssätt. Och det är där digital signage kommer in.

Push-information

Runt om i världen är det vanligt att hitta fysiska arbetsytor som använder digital skyltning för intern kommunikation, från receptioner till gemensamma utrymmen. Tricket är att använda digital skyltning för att göra delning och sökning av information mer människocentrerad och interaktiv så att användarna får den information de behöver, när de behöver den mest.

I likhet med ett intranät kan digital signage vara en plattform för att sprida information till anställda var de än befinner sig i sitt dagliga arbete. Och mobiltelefoner blir deras verktyg för att interagera och skapa en tvåvägskonversation.

Från kontor till lager ger digital skyltning organisationer en tydlig kommunikationskanal för att leverera information till anställda, samtidigt som behovet av att besöka en enhet eller terminal som en surfplatta eller dator tas bort. Istället kan de stora skärmarna i arbetsytor och gemensamma utrymmen som cafeterior och samarbetsarbetsrum användas för att initiera interaktion och svar.

Idén är enkel: anställda ser meddelandet på en digital skylt och interagerar med det med sin smartphone. Genom att lägga upp en QR-kod på skärmen kan organisationer ta med information till enheter och göra det enkelt för anställda att läsa mer. Dessutom ger det möjligheter att samla in information. Till exempel kan ett röstningssystem på en mobil enhet användas för att interagera med en live-omröstning som visas på en digital skylt.

För möten eller digitala anslagstavlor ger smartphone-tekniken en möjlighet till interaktivitet genom att lägga till en klisterlapp. På detta sätt blir det mycket mer interaktivt än i huvudsak statiskt digitalt innehåll i form av en gemensam påminnelselista. Den digitala skylten kan öppna upp nya sätt att kommunicera fram och tillbaka mellan företagsledare och medarbetare.

Om en smartphone alltid är med dig blir det ett verktyg som kan användas för att svara på innehåll på skärmen. Till exempel kan en händelse annonseras som kräver en e-postregistrering. Personalen kunde helt enkelt skanna en QR-kod och få en inbjudan. Denna typ av tillvägagångssätt kan innebära att anställda bara behöver söka efter information en eller två gånger om dagen, snarare än att ta emot flera meddelanden eller besöka sina inkorgar flera gånger under dagen.

Naturligtvis är det en möjlighet för hur människor kan uppmuntras att interagera med det. En annan nyckel till att replikera fördelarna med intranätet genom digital skyltning är att göra det mer tillgängligt på en personlig nivå, inte bara på företagsnivå.

Intressant information

Vi lever i en värld av tekniska prylar som tävlar om vår uppmärksamhet. Och arbetsplatsen är inget undantag. Ett av de traditionella problemen med företagets intranät är att mycket av innehållet är av litet eller inget intresse för anställda. Med digital skyltning är det möjligt att blanda företagsmeddelanden med användbar social information som hjälper till att fånga anställdas intresse.

Ju mer uppenbar och mer tillgänglig information blir, desto mer kan du få människor att engagera sig i den och desto lättare är det att skapa engagemang. Endast företagsinformation är inte något som alla är intresserade av. Så om du inkluderar annat mindre företagsinnehåll, till exempel nytt om företag eller lokala idrottslag eller sociala evenemang, skapar du en källa för allt som lockar användare att konsumera mer – de dras in av en sak och de stannar för något annat.

För att göra viktiga affärsdata mer engagerande och relevanta kombinerar vissa organisationer visualiseringar som produceras av business intelligence-system, till exempel Microsoft PowerBI, med digitala skyltar. Detta minskar inte bara problemen kring säker medarbetaråtkomst till kraftfulla datadrivna insikter, det gör transparens och delning av information mycket enklare inom din organisation.

Vid sidan av dessa ”hårda nyheter” gör specialgjorda widgets det möjligt för organisationer att bädda in mjukare innehåll, till exempel väder, lokala nyhetsflöden och till och med användargenererat innehåll som anslagstavlor och meddelanden i form av anteckningar eller utrop.

Är digitala skyltar det nya intranätet?

Det är tufft! Precis som företagets intranät gör digitala skyltar det möjligt för dig att tillhandahålla ett rullande flöde av information som väcker människors intresse och låter dem engagera sig i det, antingen genom passiv absorption eller interaktivitet. Även om digital signage kanske inte ersätter intranätet helt, erbjuder det verkligen kreativa möjligheter att ansluta människor och dela information.

Funderar du på att implementera digital skyltning för att förbättra informationsdelning och kommunikation i din organisation? Kontakta oss för en virtuell kaffe och en pratstund om ämnet.